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Preguntas Frecuentes

Preguntas Frecuentes

• ¿Estoy tratando de ingresar al digitallogic pero el sistema me informa que tengo un error en mi usuario y contraseña, que sucede?

 

1. Se debe validar que efectivamente el usuario y la contraseña son correcto en la tabla t_usuarios de la base de datos genérica_erp.
2. Se debe verificar que la maquina tenga acceso a la base de datos.
3. Se debe verificar el archivo de configuración de la consola el cual se encuentra en la carpeta de instalación del sistema.

 

• ¿Luego de ingresar al digitallogic me aparecen documentos que no pertenecen a mi dependencia, que sucede?

 

1. Se debe verificar que el ID del usuario en el maestro de dependencia sea el correcto para la dependencia seleccionada.

 

• ¿Esto tratando de abrir un documento pero el sistema me informa que el archivo no existe, que sucede?

 

Al ser esta pregunta una de las mas importantes dentro del sistemas, vamos a especificar la logica utilizada por el software para la apertuda de una documento:

La apertuda de un documento dentro de un sistema de información depende de la siguiente estructura:

Ejm:
C:\ADMINISTRACION DEL AREA\ACTAS\ACTA COMITE GERENCIA MARZO 02 DE 2010.doc

C:\: La unidad.
ADMINISTRACION DEL AREA\ACTAS\: La Ruta del archivo o Carpeta.
ACTA COMITE GERENCIA MARZO 02 DE 2010: El nombre del archivo.
.doc: Y la extensión del archivo.


Dentro del sistema digitallogic dicha estructura se obtiene de la siguiente manera:

La unidad: Se obtiene de la tabla t_ins_descripciones, grupo PathEstructuraADD. Ejm (\\server\)

La ruta del archivo o carpeta: Se obtiene de concatenar el nombre de la serie con la subserie, esto de acuerdo al campo archivaren de la tabla t_dctos_entrada. Ejm. (\ADMINISTRACION DEL AREA\ACTAS\ donde la carpeta ADMINISTRACION DEL AREA es la Serie y la carpeta ACTAS es la subserie.

Nombre del Archivo: El nombre del archivo está compuesto en el sistema por el asunto y el número del radicado del documento. Dicho nombre queda almacenado en el campo NombreAleatoriaArch de la tabla t_dctos_entrada. Ejm (ACTA COMITE 20100101)

Extensión del archivo. La extensión del archivo queda almacenado en el campo anexo de la tabla t_dctos_entrada. Ejm (.doc)

Finamente la estructura del archivo quedaría de la siguiente manera (ejm):

\\server\ ADMINISTRACION DEL AREA\ACTAS\ACTA COMITE 20100101.doc

De acuerdo a la siguiente explicación vamos a retomar de nuevo la pregunta inicial para darle respuesta.

 

• ¿Estoy tratando de abrir un documento pero el sistema me informa que el archivo no existe, que sucede?

 

1. verificar si el usuario tiene acceso a la estructura documental.
2. verificar que el path de la estructura del digitallogic es correcta en la tabla t_ins_descripciones.
3. verificar que el archivo existe en la estructura documental y en caso de que exista que su nombre es correcto.
4. verificar los campos archivaren, nombrealeatorioArch y anexo de la tabla t_dctos_entrada.

 

• ¿Estoy buscando un documento en el digitallogic pero no lo logro encontrar aunque estoy seguro de que existe, que sucede?

 

1. Se debe verificar si el documento fue rotado a la dependencia que está tratando de consultarlo ya que en la opción de búsqueda solo aparecen los documentos rotados a la dependencia.
2. Se debe verificar el campo metabúsqueda de la tabla t_dctos_entrada. Dicho campo es el encargado de controlar la metadata para la búsqueda del documento.
3. Se debe verificar si el documento realmente existe tal como el usuario lo está consultando.

 

• ¿Al radicar un documento a través de Word o Outlook el sistema me informa que no puede hallar la ruta especificada, que sucede?

 

1. Se debe verificar que el usuario tenga acceso a la estructura documental.
2. Se debe verificar que la subserie seleccionada por el usuario exista en la estructura documenta.

 

• ¿Al radicar un documento de Word o de Outlook el sistema me informa que el IA utilizado es inválido, que sucede?

 

1. Se debe validar que el IA ingresado por el usuario exista en la tabla t_metacadena y que su estructura sea correcta.

*La estructura de un IA para radicar documentos a través de Word o Outlook es el siguiente:

(01)00000(02)LAPROFF(03)SISTEMAS04)DOCUMENTO WORD(05)1(06)98697833(07)2(08)02(09)05001000(10)26/06/2008(11)1

Donde:

(01)                 NoDocumento           07
(02)                 Remitente                  11
(03)                 Destinatario               08
(04)                 Asunto                         06
(05)                 Tipo                              04
(06)                 Archivaren                   09
(07)                 _Bandeja                    03
(08)                 _TipoUA                      10
(09)                 Ciudad                        01
(10)                 Fecha                          02
(11)                 _GestionyCiclo          05

Luego de ingresa el registro en la tabla el IDCadena resultante es el IA con el cual el usuario realizará la radicación de la documentación.

 

• Al reiniciar el PC se deshabilitan los complementos de Word o Outlook. ¿a qué se debe esto?

 

Luego de la instalación de los complementos se deben tener en cuenta las siguientes políticas de seguridad que viene establecidas por defectos en las herramientas Microsoft Office 2007 y Microsoft Office 2010.

Al ser los complementos código adicional al estándar de office en muchos casos el sistema los deshabilita por haber sido instalados desde una ruta remota, para habilitar los complementos de nuevo y para evitar futuros inconvenientes se deben seguir los siguientes pasos.

1. Clic en botón inicio > Opciones de Word.
2. Clic en el botón complementos.
3. En la lista desplegable “Administrar” seleccionamos la opción “Complementos deshabilitados” damos clic en el botón “ir”.
4. Seleccionamos el complemento “WordAddInDigitallogic” y damos clic en el botón habilitar.

Para evitar que el complemento se deshabilite de nuevo siga los siguientes pasos:

1. Clic en botón inicio > Opciones de Word.
2. Clic en Centro de confianza > Configuración centro de confianza.

3.  Clic en Ubicaciones de Confianza > Agregar nueva ubicación…
4. Agregamos la ubicación de confianza: (EJM)  \\server\estructura documental\SUIT ARCHIVO Y LOGISTICA\WordAddInDigitallogicSetup\
5. Clic en el botón Centro de Confianza > Configuración de macros.
6. Seleccionamos la opción Confiar en el acceso al modelo de objetos VBA.



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