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Casos Prácticos

LABORATORIO LAPROFF - IMPLEMENTACIÓN DE CENTRO ADMINISTRATIVO DOCUMENTAL

En el año 2003, con una trayectoria empresarial de 46 años ve la Necesidad de iniciar a valorar sus documentos y archivos, como un recurso muy importante;  y como tal deben gerenciarse.
En convenio con nuestra empresa inicia a organizar sus archivos implementando su Centro de Administración Documental; CAD siguiendo los lineamientos del Archivo General de Nación.


Se elaboran las Tablas de Valoración Documental  para archivos de 44 años de edad. Se lleva a cabo el descarte de información  de 33 años sin valores esenciales y que prescribieron ante la Ley Colombiana; pasando de administrar  100 metros lineales de archivo, a administrar inventarios de documentos de sólo 15 metros lineales.


Se sistematiza el recibo, la radicación, la distribución, el trámite  y el archivo de los documentos.  Se instala la versión 1.0 del software Digitallogic.  En año de 2005 adquiere el software Digitallogic en su versión 3.0, para 30 usuarios con el cual inicia el proceso de digitalización de todo el proceso de la gestión electrónica-digtal de documentos; bajando los costos de insumos de archivo en un 50%. Y logrando el control total del recibo y despacho de correspondencia.


En el año 2010 adquiere la versión 4.0 del software digitallogic_Net; licencia campus para una cantidad indeterminada de usuarios, iniciando con  80 usuarios, la cual le permite automatizar casí al 100% en los procesos de correspondencia y de la integración del sistema de calidad y el proceso contable al software; ahorrando el 90% en el consumo de papel, tintas y otros insumos de archivo;  asi mismo se mejora la consulta y recuperación de documentos en un 100%.


Con la aplicabilidad de la normatividad jurídica Colombiana;  a la fecha se  está  implementando  el Bach Record Digital  al 100%. Cero papel.  Algunas de las  series documentales administradas con el software   Digitallogic_Net    son: Correspondencia-Digital;  Clientes-Digitales, Proveedores-Digitales, Contabilidad Digital, Calidad-Digital, Importaciones- Digitales, Bancos-Digitales, Seguros Pólizas-Digitales.


Atiende y presenta pruebas ante requerimientos de tipo tributario, contable, legal y técnico con documentos digitalizados con el software Digitallogic.Net



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